Adjoint·e aux opérations et corporatif
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Montréal, Quebec, Canada
Canada
Notre mission
Concevoir, construire et gérer de manière responsable des logements durables adaptés aux besoins de la population étudiante au Québec.
Travailler avec nous !
Travailler à UTILE, c’est aussi rejoindre une équipe qui a le désir de transformer le milieu de l’habitation tel qu’on le connaît et offrir à ses employé·es un milieu professionnel épanouissant !
Notre histoire
UTILE est une entreprise d’économie sociale en pleine croissance. Depuis sa création en 2013, celle-ci s’est fait connaître par son expertise sur la question du logement étudiant. UTILE opère actuellement un parc immobilier comptant plus de 600 appartements en opération et compte plus de 1700 logements en développement.
Le mandat
Relevant de la direction des opérations, la personne titulaire du poste assure le support administratif au département des opérations ainsi que le bon fonctionnement des services communs au bureau d’UTILE incluant notamment la réception. Son rôle est essentiel pour garantir un environnement de travail fonctionnel, accueillant et sécuritaire, tout en appuyant les équipes dans la gestion quotidienne de leurs activités.
Rejoindre l’équipe UTILE c’est :
• Rejoindre une équipe avec une forte cohérence des valeurs individuelles ;
• Rejoindre une équipe bienveillante, intelligente et collaborative, où l’écoute et le respect sont valorisés au quotidien ;
• Rejoindre une équipe qui a le désir d’avoir un impact positif et concret sur la population étudiante d’aujourd’hui et de demain ;
Ce que nous offrons !
- Ce poste est un poste permanent à temps plein, 40 heures hebdomadaire.
- Horaire de 8h00 à 17h00;
- Horaire hybride (présentiel les lundis, mardis, mercredis et jeudis);
- Programme de bonification intéressant;
- Onze (11) fériés payés;
- Assurances collectives dès l’embauche;
- Cotisation de l’employeur au régime de retraite à 5%;
- Ordinateur et téléphone fournis et/ou remboursés;
- Quatre (4) semaines de vacances sur une base annuelle;
- Cinq (5) congés personnels;
- Approche de gestion bienveillante et équipe sympathique;
- Esprit de collaboration;
- Sans compter la satisfaction de contribuer à une mission sociale!
Tâches
- Volet - département des opérations
- Assurer la gestion de la ligne (téléphonique et courriel) Info UTILE, en veillant à répondre efficacement aux demandes et à assurer le suivi des communications.
- Gérer la ligne dédiée à la gestion des plaintes selon les politiques en vigueur;
- Offrir un soutien administratif varié et actif aux équipes opérationnelles, particulièrement durant les périodes de location et de livraison de projets;
- Mettre à jour et organiser les contenus du SharePoint, afin de faciliter l’accès à l’information pour les équipes;
- Contribuer à la documentation opérationnelle, notamment par la rédaction de procès-verbaux, de présentations et d’autres documents internes;
- Tenir à jour le registre des assurances, en collaboration avec la direction des opérations;
- Appuyer l’envoi de communications collectives à la clientèle, au besoin;
- Toute autre tâche connexe au besoin.
- Volet - corporatif
- Assurer l’accueil téléphonique et en personne, en répondant aux appels, en vidant les boîtes vocales et en accueillant les visiteurs de façon chaleureuse et professionnelle;
- Effectuer la gestion et la distribution du courrier interne;
- Assurer la coordination des voyages d’affaires pour les membres de l’organisation;
- Effectuer les achats de matériel de bureau (papeterie, fournitures diverses) et de cuisine (café, breuvages, fourniture, etc.);
- Gérer divers besoins liés aux espaces de bureau et aux relations avec les fournisseurs (Ivanhoé Cambridge, Terra terre, Café Kujira, Voilà, Bureau en gros, etc );
- Assurer la relation avec le bailleur de l’immeuble notamment pour le transfert hebdomadaire des infolettres;
- Veiller à la propreté et au bon fonctionnement de l’aire de cuisine, pour offrir un espace commun agréable à tous;
- Gérer les formulaires liés aux accès du bâtiment, incluant les casiers, le centre sportif et autres espaces partagés;
- Coordonner l’envoi de colis et assurer le service de messagerie, en soutien aux différents départements;
- Agir à titre de responsable en cas d’alarme (incendie et sécurité);
- Gérer l’inventaire et le registre des fournitures technologiques de base (équipements, câblage, téléphonie);
- Effectuer la reddition de compte pour les cartes de crédit des directions départementales;
Profil recherché
- Diplôme d’études collégiales ou professionnel en administration, bureautique, gestion ou toute autre formation pertinente ;
- Minimum (3) trois ans dans un poste de support administratif;
- Expérience dans un environnement de travail collaboratif et dynamique, de préférence dans un organisme ou une entreprise en croissance.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint) ;
- Aisance avec les outils de communication (téléphonie IP, plateformes de messagerie, outils collaboratifs) ;
- Capacité à rédiger des documents clairs et structurés (procès-verbaux, communications internes, présentations) ;
- Maîtriser parfaitement le français parlé et écrit ;
- Avoir une bonne connaissance de l’anglais parlé ;
- Habileté à gérer plusieurs responsabilités simultanément, avec rigueur et autonomie;
- Sens du service à la clientèle, courtoisie et professionnalisme dans les communications (écrites et verbales) ;
- Esprit d’initiative, souci du détail et capacité à anticiper les besoins logistiques ;
Notre organisme a à cœur l'équité, ainsi que d'offrir l'égalité des chances à tous·tes les candidat·es et employé·es. Si vous souhaitez, vous pouvez nous faire part de votre appartenance à un groupe sous- représenté et/ou marginalisé. À compétence égale, nous choisirons une personne faisant partie d'un ou plusieurs groupes sous-représentés pour pourvoir le poste. Au mieux de notre capacité, nous adapterons notre environnement de travail aux besoins de la personne candidate, notamment en matière de handicap, lorsqu'ils se présenteront.